Một số khuyến cáo để tránh rủi ro cho các nhà giao nhận khi thực hiện Hệ thống kiểm soát nhập khẩu mới (ICS2) của EU

Vào ngày 1 tháng 3 năm 2023, EU đã giới thiệu bản phát hành thứ hai của Hệ thống kiểm soát nhập khẩu 2 (sau đây gọi tắt là ICS2), hai năm sau bản phát hành đầu tiên (ICS1). Với khối lượng lớn hàng hóa nhập khẩu vào thị trường chung EU chiếm khoảng 15% thương mại hàng hóa của thế giới, EU đã quyết định nâng cấp các giao thức bảo mật với ICS2.

ICS2 yêu cầu những người vận chuyển hàng vào hoặc qua EU cung cấp một bộ dữ liệu hoàn chỉnh về hàng hóa trước khi đến nơi. Mô hình an ninh hải quan mới này không chỉ tác động đến các hãng vận chuyển mà còn tác động đến tất cả các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa đến EU. Mô tả mặt hàng mơ hồ trên các biểu mẫu hải quan không được chấp nhận nữa và mã HS được yêu cầu trên tất cả các biểu mẫu hải quan. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp thiếu công nghệ để gán mã HS một cách chính xác và nhanh chóng sẽ phải đối mặt với một loạt thách thức mới.

Hậu quả của việc không tuân thủ hệ thống này không chỉ là sự chậm trễ, ách tắc mà chủ hàng/hãng vận tải còn có thể bị phạt theo quy định mới của EU.

Hệ thống được triển khai nhằm xác định tốt hơn hàng hóa có rủi ro cao, yêu cầu người gửi hàng gửi dữ liệu chi tiết hơn trước khi đến, về tất cả hàng hóa được vận chuyển đến hoặc quá cảnh qua EU, Bắc Ireland, Na Uy và Thụy Sĩ.

Về cơ bản, EU đang yêu cầu dữ liệu vận chuyển ở cấp độ chi tiết hơn nhiều. Nếu không có mã HS phù hợp và mô tả chi tiết về hàng hóa ở cấp độ chi tiết đơn hàng, việc nộp hồ sơ an ninh lô hàng không thể được thực hiện đúng hạn và lô hàng có thể sẽ bị chậm trễ.

Các bên tham gia chuỗi cung ứng sẽ vận hành như sau:

Do nhiều bên sẽ phải cùng tham gia để thu thập dữ liệu cần thiết cho lô hàng được thông quan mà không gặp trở ngại nào sau ngày 1 tháng 3 năm 2023, theo đó chuỗi cung ứng sẽ vận hành như sau:

(1) Nhà bán lẻ chuẩn bị lô hàng EU của mình, bao gồm các mô tả chi tiết về sản phẩm và mã HS
(2) Người giao nhận nhận lô hàng cùng với các chi tiết và biểu mẫu lô hàng đã nộp;
(3) Công ty giao nhận gửi dữ liệu lô hàng tới hệ thống ICS2 hoặc chuyển dữ liệu đó cho hãng hàng không cùng với gói hàng
(4) Người vận chuyển hàng không xác nhận rằng họ có tất cả thông tin cần thiết cho lô hàng hoặc dữ liệu đã được gửi tới ICS2.

Tuy nhiên, nếu người vận chuyển không có đủ thông tin để cập nhật lên ICS2, vấn đề sẽ phát sinh. Người vận chuyển sẽ phải liên hệ với nhà bán lẻ và hỏi xem gói hàng chứa gì hoặc mở bao gói ra để kiểm tra. Khi đó nhà vận chuyển sẽ phải tự gán mô tả và mã HS. Trường hợp không cung cấp dữ liệu cho cơ quan hải quan thì hàng hóa sẽ không được làm thủ tục thông quan. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng và các biện pháp trừng phạt đối với việc không tuân thủ các quy định.

Hậu quả của việc không tuân thủ các yêu cầu dữ liệu mới có thể kể đến như sau:

• lô hàng bị tạm giữ;
• lô hàng bị từ chối nhập khẩu và cơ quan hải quan sẽ có các biện pháp can thiệp cần thiết, dẫn đến những chi phí và thời gian phát sinh;
• tiền phạt và các biện pháp trừng phạt khác có thể được áp dụng;
• gián đoạn chuỗi cung ứng của công ty.
• Bên vi phạm sẽ phải trả chi phí cho thời gian chờ đợi, phí lưu trữ và các chi phí liên quan đến việc kiểm tra hoặc các thủ tục điều chỉnh khác.

Để tránh các rủi ro như liệt kê ở trên, trước khi khởi hành, thông tin hàng hóa tiên tiến phải được gửi cho cơ quan hải quan quốc gia Châu Âu để xem xét.

Dữ liệu cần được cung cấp cho các nhà giao nhận vào thời gian đặt chỗ vì các chi tiết cần được tải vào hệ thống của họ để đảm bảo tài liệu phù hợp được gửi cho các hãng hàng không trước khi khởi hành. Bộ dữ liệu này cũng được gửi đến hệ thống ICS2.

Thông báo xếp hàng trước và thông báo trước khi hàng đến được gọi là Tờ khai tóm tắt mục nhập (ENS).

Sau khi đánh giá dữ liệu, Hải quan EU sẽ chỉ định mỗi lô hàng ở một trong 4 trạng thái sau đây: (1) Được phép bốc hàng, (2) Yêu cầu cung cấp thông tin, (3) Yêu cầu soi chiếu, (4) Không được bốc hàng.

Từ tháng 5/2022, ngành vận tải hàng không đã được kêu gọi bắt đầu chuẩn bị cho ICS2. Ủy ban châu Âu (EC) cũng đã cảnh báo các công ty đảm bảo rằng họ chuẩn bị sẵn sàng cho các yêu cầu mới.

EC cho biết các quy định mới có nghĩa là tất cả các công ty giao nhận hàng hóa, hãng hàng không, chuyển phát nhanh và nhà khai thác bưu chính vận chuyển hàng hóa đến hoặc đi qua Liên minh châu Âu (EU), bao gồm Na Uy và Thụy Sĩ, sẽ phải nộp trước thông tin về hàng hóa trong biểu mẫu của một tờ khai tóm tắt mục nhập đầy đủ (ENS).

Các công ty nên chuẩn bị trước cho Phiên bản 2 để tránh rủi ro chậm trễ và bị từ chối thông quan vì không tuân thủ hệ thống mới.

Trước đây thông tin lô hàng cần phải được gửi bốn giờ trước khi đến nơi (EU), nhưng theo quy định mới thì cần phải được nhập trước khi các lô hàng được đưa lên máy bay.

Áp dụng ICS2 đòi hỏi sự đồng bộ cao và do đó thách thức ngay cả đối với các doanh nghiệp tại các quốc gia thành viên EU. Các quốc gia thành viên EU chưa không thể kết nối với ICS2 Phiên bản 2 trước ngày 1 tháng 3 năm 2023 và được phép hoãn kết nối trước ngày 30 tháng 6 năm 2023, gồm có Áo, Bỉ, Đan Mạch, Estonia, Pháp, Hy Lạp, Croatia, Luxemburg, Hà Lan, Ba Lan, Ru-ma-ni và Thụy Điển. Mặc dù các yêu cầu của ICS2 được hoãn thực hiện ở các nước này, các doanh nghiệp ngành giao nhận vẫn được khuyến nghị tích cực chuẩn bị để sẵn sàng đáp ứng các quy định mới.

VITIC (trích từ Báo cáo thị trường logistics châu Âu, số tháng 3/2023)